Fluxo de caixa: um instrumento para controlar as finanças da empresa

Com uma concorrência acirrada, fatores de mercado e empresas com gestão eficiente de seus recursos, fica muito mais difícil se manter na praça. Em virtude disso, é essencial que um gestor, autônomo ou lojista consiga mensurar sabiamente e acompanhar o fluxo de caixa do seu negócio.

Com esse olhar é mais fácil prover recursos, respeitar os compromissos e maximizar os lucros. Aproveite a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é fluxo de caixa e qual sua importância?

É um importante instrumento que auxilia no controle e na organização das finanças de uma empresa ou de um autônomo. Em outras palavras, é um documento que permite controlar as movimentações financeiras em determinados períodos, o que possibilita realizar planejamentos mais realistas e precisos.

Devido a isso, este documento é muito importante para o bom funcionamento de uma pequena, média ou grande empresa. Incluindo trabalhadores independentes, como técnicos de informática, lojistas e profissionais liberais.

Quando todos os dados e informações estão organizados de forma correta, é possível entender precisamente onde estão as entradas de dinheiro e as despesas. Além disso, com essas informações em mãos, pode-se traçar estratégias de investimentos ou de otimização do próprio negócio, protegendo a atividade empreendedora.

Deixar tudo registrado permite avaliar com precisão, os possíveis cenários que a empresa ou o profissional está inserido. Se o fluxo de caixa estiver negativo, é possível enxergar onde há custos que possam ser reduzidos de forma inteligente. Caso o cenário esteja favorável, há como pensar em investir em melhores estruturas, equipamentos, produtos e outras melhorias.

Os perigos de um caixa sem controle

Um dos principais motivos para fechamento de qualquer negócio é a falta de controle financeiro. Até mesmo profissionais autônomos sofrem as consequências por não controlarem bem as finanças.

Muitas vezes essa imprudência prejudica o funcionamento do negócio, que perde a capacidade de honrar seus compromissos e impostos, funcionando com dificuldade em meses que o caixa é mais baixo. E aí, quando a empresa ou o profissional fica sem recursos, não consegue se sustentar e acaba fechando as portas.

Em geral, empresas ou autônomos que não monitoram corretamente as entradas e saídas de dinheiro acabam por encerrar as atividades em menos de 1 ano. Por isso, é tão importante elaborar e manter o fluxo de caixa com as informações atualizadas e corretas.

Como fazer um fluxo de caixa?

Não pense que valores pequenos devem ser desconsiderados. Até mesmo a menor das despesas ou receitas deverão ser contabilizadas. Nas operações diárias de um negócio ou atividade, a organização financeira é primordial.

Uma maneira muito simples e útil para iniciar esse controle é por meio de uma planilha ou em aplicativos específicos. Com essas ferramentas em mãos, é muito mais simples apurar e projetar o saldo e o balanço do negócio rapidamente. Para exemplificar, trouxemos algumas das ferramentas mais comuns para processar esses dados:

Todas essas ferramentas citadas podem ser acessadas gratuitamente, algumas inclusive, contam com armazenando em nuvem, garantindo uma confiabilidade maior para gerenciar e controlar o caixa da sua empresa ou atividade.

Antes de apresentar os passos para fazer um controle de caixa, vamos falar sobre o tema voltado para técnicos de informática e lojistas.

Gerenciamento do caixa para técnicos de informática autônomos e lojistas

Se tratando do setor de informática a conversa não é diferente. Realizando o controle do fluxo de caixa, um lojista ou técnico terá muito mais gerência sobre seu dinheiro e operação, podendo honrar os compromissos e se preparar para os mais diversos tipos de cenários. Listamos alguns dos benefícios:

Cumprimento dos prazos de pagamento;
Conhecimento mais profundo dos indicadores financeiros;
Decisões tomadas com base nos dados;
Registro confiável do que acontece dentro do negócio;
Cumprimento das obrigações fiscais.

Passos para fazer um controle de fluxo de caixa

Antes de tudo, estruture em uma planilha ou aplicativo as informações necessárias para permitir a avaliação correta das finanças:

Crie categorias para contas a pagar, contas a receber, os compromissos fixos, despesas fixas e o valores que deverão entrar;
Dentro das contas a pagar, coloque despesas como:
1. Impostos;
2. Contas de água e luz;
3. Folha de pagamento;
4. Aluguel, etc.
Observação: não esqueça das sazonalidades dessas contas, datas de vencimento e reajustes que possam aparecer;
Considere as vendas à vista e a prazo, utilizando uma média diária. Também avalie os meses com movimentação mais forte ou mais fraco dentro da média, e é claro, seja mais comedido nessas estimativas.

Importante: as despesas são quase sempre certas, já as receitas são variáveis.

Fluxo operacional e fluxo financeiro

Vale ressaltar que esse planejamento e acompanhamento de caixa, tanto pode ser feito de uma forma mais básica, quanto de um modo bem mais complexo que muitas vezes são utilizados por contadores profissionais. Um exemplo é o DRE – Demonstrativo de Resultado do Exercício.

Mas, para começarmos a entender aos poucos essa tarefa bastante comum na rotina de um setor financeiro, vamos dizer que a gestão de caixa pode ser dividido entre operacional e financeiro.

Fluxo de caixa operacional

O fluxo operacional do caixa é uma das metodologias mais simples, já que não exibe os investimentos ou a necessidade de capital de giro. Basicamente, é o dia a dia das finanças do seu negócio, registrando as receitas e despesas e o volume disponível em caixa. Esse método é bem indicado para pequenas empresas ou autônomos, permitindo um controle mais simples e direto.

Fluxo de caixa financeiro

Complementando o operacional, o fluxo de caixa financeiro é um pouco mais completo e aprofundado. Nesse documento se registra todo patrimônio do negócio. Entradas e saídas, variação de capital de giro, previsão de receitas e despesas.

Mas atenção, existem alguns equívocos que devem ser evitados para permitir um acompanhamento pleno das informações financeiras:

Falta de acompanhamento;
Lançamento de dados errados;
Não dividir o fluxo de caixa por categoria.

Conclusão

Como pudemos observar, a condição para manter um negócio girando é ter o controle de tudo, especialmente do dinheiro.

Sabemos que durante o dia a dia, na correria, pode ser mais difícil realizar esse fluxo, o que pode ser um erro fatal para a saúde do negócio. Portanto, o objetivo de ter o controle do fluxo de caixa é obter informações úteis e confiáveis para a longevidade do empreendimento.

Para finalizar, nossa dica é que além do que já foi abordado no conteúdo, é interessante, também, ter ao seu lado excelentes parceiros e fornecedores que possam negociar boas formas de pagamento e vencimentos, que se adequam ao seu caixa. A ibyte por exemplo, faz boas negociações com seus clientes/parceiros, sendo uma parceria estratégica que pode render ótimos resultados.

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