Gestão hoteleira: veja dicas para reduzir custos com departamento pessoal

Oferecer um serviço de qualidade e reduzir custos é sempre um desafio para qualquer segmento de produtos e serviços, principalmente na hotelaria. Gastos como energia, água e abastecimento de estoque estão entre os principais em uma gestão hoteleira.

O Brasil tem um dos maiores mercados de turismo do mundo. Porém, mesmo possuindo um mercado muito forte, o setor hoteleiro também passa por crises que afetam diretamente o seu fluxo de caixa e afins.

Com o passar do tempo o ramo da hotelaria passou por uma grande evolução, deixando de ser apenas um albergue, sem muito conforto ou estrutura, para se tornar o que conhecemos hoje. Os serviços de hotelaria são para todos os tipos de públicos, desde os mais econômicos até os mais requintados, conhecidos como hotel cinco estrelas.

Os hotéis têm como maior responsabilidade oferecer não só alojamento, mas também conforto aos seus hóspedes, para que eles sintam-se em casa. Com um serviço diferenciado que une acolhimento e tratamento cordial, essa missão se torna mais fácil!

Esse acolhimento e tratamento cordial com os clientes depende diretamente dos colaboradores que compõem o quadro de funcionários do hotel, desde os recepcionistas, que tem contato mais direto com o hóspede até cozinheiros e afins.

Pode até não ser fácil reduzir esses gastos, mas também não é um bicho de sete cabeças e com algumas dicas valiosas você vai conseguir diminuir as suas despesas também. Então continue a leitura e acompanhe as dicas da Ibyte.

O que é e o que faz o departamento pessoal em uma empresa?

É no departamento pessoal que acontece boa parte da gestão de uma empresa, seja qual for o seu segmento. É importante saber que departamento pessoal e recursos humanos, o famoso RH, não são a mesma coisa. Enquanto o RH cuida da gestão de pessoas, o departamento pessoal é mais focado na parte burocrática dos funcionários da empresa.

O departamento pessoal é responsável por atividades que vão desde a contratação e demissão de funcionários, até a gestão de folha de pagamento, benefícios e férias, registros em carteira, entre outros.

Ter um departamento pessoal é imprescindível em uma empresa, já que é esse setor que garante o cumprimento das leis trabalhistas, garantindo os direitos dos colaboradores e evitando problemas para a empresa.

Desafios do departamento pessoal na gestão hoteleira

Um dos principais desafios do departamento pessoal na gestão de hotelaria está justamente na contratação de mão de obra qualificada, por conta da sazonalidade do setor, visto que em alguns períodos do ano a busca por hospedagem cai e isso impacta no quadro de funcionários.

Outro desafio que o departamento pessoal do setor hoteleiro vem enfrentando em 2020, e está diretamente relacionado à contratação e demissão de funcionários, é a pandemia causada pelo Coronavírus, que fez com que muitas pessoas cancelaram suas viagens, impactando consideravelmente no setor hoteleiro e de turismo.

Além disso, cabe ao departamento pessoal controlar também questões relacionadas a consumo e produção de insumos usados no dia-a-dia do hotel e fazer com que não ocorram desperdícios e nem gastos desnecessários.

É por meio da gestão no departamento pessoal que um hotel consegue controlar os gastos relacionados a folha de pagamento, benefícios, férias e 13º salário, entre outros.

Como o RH da empresa contribui para a boa gestão do departamento pessoal

Como falamos anteriormente, mesmo departamento pessoal e recursos humanos não sendo a mesma coisa, um depende do outro. Se o departamento pessoal cuida da parte burocrática, é no RH que fica a parte mais humanizada.

Esses dois departamentos devem trabalhar em conjunto para garantir mais rapidez e agilidade nos processos. Mas como garantir isso? Por meio da comunicação. Com uma comunicação bem estruturada é possível tem uma alinhamento e entrosamento muito melhores.

O RH é responsável por organizar e aplicar capacitação, treinamentos e até a reciclagem de funcionários, o que é de extrema importância. Quanto mais capacitadas e bem treinados os funcionários, melhor será o atendimento, cordialidade e empatia com os hóspedes.

Além de que, ao entrevistar um candidato e contratá-lo, é importante que o RH foque em pessoas que tenham uma identificação com o que a empresa prega e possam somar com esses objetivos. Nem sempre a pessoa que tem qualificação para a vaga se identifica com os valores da empresa e isso pode se tornar um problema a longo prazo.

Cabe também ao setor de recursos humanos cuidar do clima organizacional e também do endomarketing, que são as ações que acontecem internamente em uma empresa, desde confraternizações até palestras e seminários.

Tanto o bem-estar, quanto o desenvolvimento pessoal e profissional do funcionário passam pelo RH, já que esse setor é responsável por reconhecer os valores e fazer com que os funcionários sintam-se valorizados e motivados e parte do time que integra a empresa.

Funcionários motivados geram muito mais resultados a uma organização, já que trabalham com paixão e orgulho daquilo que fazem.

4 maneiras de reduzir custos com o departamento pessoal de um hotel

Para reduzir custos com o departamento pessoal, ou seja, com funcionários, o setor de Recursos Humanos pode ser um ótimo aliado. Mas lembre-se, você deve reduzir custos sem que isso afete a qualidade e a eficiência do serviço. Veja algumas dicas que podem ajudar:

1. Terceirizar alguns serviços

Terceirizar serviços e funções no seu hotel pode ajudar a reduzir muitos custos, principalmente os relacionados a encargos trabalhistas, que são um dos maiores gastos que o departamento pessoal enfrenta.

Ao contratar uma empresa terceirizada ela passa a oferecer um serviço para você, sendo responsável por tudo, desde a contratação até o pagamento desse funcionário.

Diversos serviços podem ser terceirizados, como os processos de recrutamento e seleção e até mesmo outras funções essenciais como limpeza, recepção, portaria, manutenção predial e hidráulica e cozinha. A parte de divulgação do hotel, como marketing e design também pode ser terceirizada.

2. Evite a rotatividade de funcionários

Outro motivo que pode causar grande impacto nos lucros da empresa é a rotatividade ou turnover de funcionários. Contratar gasta dinheiro e demitir também.

Essa rotatividade pode acontecer de duas formas, voluntária e involuntária. A rotatividade voluntária acontece quando o próprio colaborador pede demissão, seja por uma proposta melhor em outra empresa ou até mesmo por insatisfação com salário, por exemplo.

Já a rotatividade involuntária ocorre quando a empresa desliga o funcionário e isso se deve a diversos motivos, desde quebra contratual, baixo desempenho ou até mesmo redução de gastos e despesas.

Ao demitir um funcionário de forma involuntária a empresa precisa pagar acordos e rescisão, calculados de acordo com o tempo de serviço do colaborador e esse tipo de despesa gera um grande impacto no fluxo de caixa. Para evitar demissões, vamos ao tópico seguinte.

3. Treine e capacite a equipe

Investir em treinamentos e capacitação faz com faz com seus colaboradores sintam-se mais confiantes e valorizados e isso impacta diretamente no seu serviço. Muitas empresas veem esses treinamentos apenas como gasto, sem pensar a longo prazo.

Uma forma de promover treinamento, motivar a equipe e ainda reduzir custos é usar os próprios colaboradores e seus conhecimentos sobre o serviço prestado. Por exemplo, um funcionário que já trabalha no hotel a bastante tempo cuidando da parte de recepção pode repassar os seus conhecimentos e capacitar novos funcionários.

Assim você valoriza quem está a mais tempo, motiva quem está chegando agora e economiza, já que não será necessário contratar um professor ou facilitador.

4. Invista em softwares e automatize processos

Uma ótima saída para reduzir esses custos é contar com a ajuda de um software. Com a evolução da tecnologia, essas plataformas passaram a ser ótimos aliados para os setores de departamento pessoal.

Por meio de softwares é possível informatizar vários processos e reduzir não só tempo, quanto dinheiro. Um grande exemplo disso é o ponto e horas extras. Contando com um sistema informatizado é possível gerir o ponto dos funcionários e evitar o pagamento indevido de horas extras, por exemplo.

Outra vantagem de informatizar essas tarefas é a utilização de portal e intranet para que os funcionários possam preencher formulários de solicitação de férias, economizando gastos com impressão, por exemplo, além de ser também um canal de comunicação entre toda a empresa.

Essa informatização por meio do uso de computadores e softwares além de ser ótima para o departamento pessoal também pode ser ótima para a gestão de serviços em geral do hotel, como controle de estoque e também reservas dos hóspedes.

Software para gestão de pessoas

Gostou dos softwares para auxiliar o departamento pessoal mas ainda não está convencido dos benefícios e vantagens de contar com uma plataforma dessas? Veja então o que sua empresa pode ganhar ao investir em tecnologia:

  1. Corte de gastos referente a materiais de escritório e impressões;
  2. Simplificação e alguns processos economizando tempo e dinheiro;
  3. Controle e monitoramento de processos;
  4. Maior controle financeiro;
  5. Controle da folha de pagamento;
  6. Controle de cartão ponto;
  7. Facilidade para pagar INSS. FGTS e outros impostos;
  8. Controle e facilidade no pagamento de benefícios;
  9. Controle no pagamento de horas extras;
  10. Organização de fichas e documentos dos funcionários;
  11. Relatórios informatizados e em tempo real;
  12. Segurança para guardar os dados dos funcionários e da empresa;
  13. Mais facilidade para se adaptar a leis trabalhistas vigentes.

Investir em um software de gestão de departamento pessoal vai facilitar bastante no dia-a-dia do seu hotel, além de que contar com o uso de tecnologias e computadores pode aumentar a produtividade da sua equipe

Gostou das dicas para reduzir custos? Aproveite também para ler o nosso conteúdo com 6 tendências tecnológicas para informatizar mais ainda o seu hotel e oferecer mais vantagens e conforto aos hóspedes.

Até o próximo post!

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