Não é novidade que as empresas buscam sempre reduzir custos e aumentar sua produtividade. Hoje é praticamente impossível imaginar a vida profissional em médias e grandes empresas sem a presença de setores como o de TI, sobretudo quando ele atua em áreas como logística, estoque e financeiro.
Alguns dos principais objetivos da automatização são: eliminar processos repetitivos, evitar o erro humano, padronizar tarefas e otimizar o tempo. Porém, os ganhos costumam vir apenas a médio prazo, pois antes mesmo de implementar algum sistema que automatize sua rotina, é preciso mapear – de forma mais completa e ampla possível – todos os processos da sua empresa.
A Ibyte Empresas trouxe aqui algumas dicas para a sua empresa render mais otimizando tempo.
1) PLANEJE: antes de qualquer ação ou mudança, você deve organizar devidamente toda a automatização dos processos. Liste os que precisam ser analisados, reflita sobre eles e avalie se realmente devem ser mudados para entrar no novo fluxo de processos;
2) COMUNICAÇÃO É TUDO: a comunicação entre as demandas dos setores precisa ser clara e rápida. Tente implementar, por exemplo, a automatização e comunicação sobre processos já finalizados, pois isso poupa muito tempo e retrabalhos pelas equipes.
3) COMECE PELO SIMPLES: aquelas tarefas menores e repetitivas em que a colaboração humana pouco agrega são um bom começo. Tente começar sempre otimizando esses processos menores e mais simples, mas que vão economizar muito tempo (exemplo: uma simples confirmação de envio ou notificação de uma demanda cadastrada).
4) FOCO NO CLIENTE: você não deve esquecer no que é mais importante como objetivo da sua empresa: o cliente! As mudanças mais importantes são aquelas que podem ser percebidas por eles, como maior agilidade no atendimento, velocidade na entrega, facilidade de comunicação e suporte, etc.
5) MONITORE E DOCUMENTE CADA PROCESSO: faça questão de registrar cada etapa, mantendo um histórico de todos os caminhos que foram utilizados, do quanto se investiu, das dificuldades e os principais resultados. Dessa forma, você conseguirá medir com mais exatidão o resultado que a automatização proporcionou para a sua empresa.
6) CONTE COM O MELHOR EM TECNOLOGIA: finalmente, alguns processos maiores certamente precisam de softwares mais robustos e um planejamento mais complexo e apurado com o uso de ferramentas disponíveis no mercado. É assim que você começa a obter o verdadeiro aumento de produtividade, eficiência e redução de custos com a otimização dos seus processos. A Ibyte Empresas é referência em tecnologia no Nordeste, atuando no segmento corporativo de pequenas, médias e grandes empresas com produtos e condições especiais para o seu negócio.
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