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O tema do post de hoje está relacionado com uma dificuldade que vários profissionais de TI precisaram encarar desde o mês de março de 2020: a readequação do ambiente de trabalho. Esse desafio fez com que muitos empreendedores repensassem a sua forma de trabalho e sua infraestrutura de TI, que teve que ser adaptada para o home office.

Com o objetivo de te auxiliar a lidar com a atual realidade, nós da ibyte desenvolvemos um conteúdo completo com tudo o que você precisa para continuar a realização das suas tarefas em casa sem perder a prioridade. Mas, antes disso, confira brevemente como é uma infraestrutura de TI.

Como é feita uma infraestrutura de TI?

A infraestrutura de TI de uma empresa precisa de 5 equipamentos essenciais para a realização das suas demandas, como os computadores ou notebooks, hardware, roteadores e repetidores de sinal e impressoras. Combinando-os com o software, todos os colaboradores são capazes de ter todo o aparato necessário para sua produtividade.

Se você está no processo de montar a sua infraestrutura e ainda não sabe por onde começar, leia os próximos tópicos e confira uma lista com 5 equipamentos essenciais para a sua empresa se desenvolver plenamente.

1 – Computadores

Em uma empresa de TI, vários dados e informações são executados todos os dias, por isso, é essencial contar com equipamentos capazes de armazenar e distribuir tudo isso de forma otimizada. Porém, antes de adquirir um computador para realizar essas tarefas no seu negócio, é necessário levar um aspecto em consideração para não ter prejuízos.

Esse ponto refere-se ao processador do PC, pois se a sua empresa geralmente trabalha com arquivos leves, como produções textuais e planilhas, vale a pena contar com computadores Intel 3 (i3), mas se no seu escopo de trabalho existe o manuseio de programas pesados, é mais indicado o Intel 5 ou 7 (i5 ou i7).

2 – Notebooks

O trabalho remoto, ou seja, aquele que não necessita de um espaço fixo para a realização das tarefas, é cada vez mais comum hoje em dia, principalmente no cenário atual da sociedade. Por isso, muitos empresários começaram a trocar os computadores pesados pelos notebooks leves e compactos.

Hoje em dia é possível encontrar esses aparelhos com a mesma qualidade e velocidade de um PC, que oferecem tudo o que o indivíduo precisa para realizar suas demandas. Seja para trabalhar durante longas horas ou para aprimorar seus conhecimentos, esse produto é uma excelente opção.

3 – Hardware: placa de vídeo, memória, entre outros

Se você trabalha em casa com o seu computador ou notebook e sente necessidade de um equipamento novo para realizar tarefas que geralmente demoram muito tempo, saiba que existe uma solução prática para otimizar o seu aparelho sem realizar grandes investimentos: trocar o hardware.

O hardware consiste em toda parte física de um equipamento, ou seja, as placas de vídeo, memória, gabinete, entre muitos outros. Com a grande variedade de itens no mercado, você tem mais oportunidades de identificar as melhores opções para o seu negócio e assim melhorar sua produtividade.

4 – Wi-Fi e roteador

Atualmente ter um bom sinal de Wi-Fi em casa se tornou uma necessidade básica, afinal, é por meio dele que os profissionais de TI conseguem realizar a maioria do seu trabalho. No entanto, tão importante quanto ter uma boa operadora de internet, ter um roteador de qualidade é primordial para espalhar o sinal em toda a residência.

Com um roteador funcional você ainda consegue alcançar até 2 vezes mais a capacidade de atravessar a parede do que os itens comuns, oferecendo um melhor desempenho para todas as pessoas do ambiente. Caso o seu espaço seja muito grande, vale contar com um repetidor de sinal para implantá-lo no cômodo que o sinal chega com mais dificuldade.

5 – Impressora

Dependendo do nicho do seu negócio, a impressora é um equipamento que auxilia em vários processos, como por exemplo no ramo do marketing, no qual o gestor precisa organizar tanto os planejamentos de produção quanto os relatórios de forma prática para que o cliente entenda perfeitamente o seu andamento.

Porém, para isso é primordial contar com um aparelho moderno e veloz, que além de realizar impressões com imagens de qualidade, ainda otimize o tempo da equipe. Hoje em dia é possível encontrar impressoras em design prático e compacto, oferecendo muito mais facilidade no manuseio.

Como adaptar a empresa de TI no home office?

O cenário atual pegou muitas empresas de surpresa. Isso porque aquelas que ainda não conheciam o trabalho híbrido, tiveram que se adaptar, já outras que não têm essa possibilidade como opção, precisaram fechar as portas. Por isso, precisam redefinir o seu método de trabalho e até mesmo decisões mais difíceis como trocar de ramo de negócio.

Se você está passando por esse momento e tem dificuldades de adaptar o seu negócio no home office, fique tranquilo, pois neste tópico trouxemos algumas dicas que poderão te ajudar a enfrentar o desafio! Veja os próximos tópicos e confira o que muitos profissionais de TI já fizeram e que deu certo:

1 – Alinhamento com a equipe de TI

A adequação com o home office é um processo essencial para as empresas sobreviverem, no entanto, isso deve ser feito de forma alinhada com a sua equipe para garantir que todos os colaboradores tenham o aparato necessário para trabalhar. Uma dica para evitar a compra de aparelhos novos é aproveitar a solução de alugar equipamentos.

2 – Padronização de ferramentas

A padronização nunca se tornou tão necessária hoje em dia. Isso porque com cada colaborador trabalhando em um espaço diferente, centralizar todo o fluxo em uma única ou mais ferramentas é essencial para o gestor acompanhar o andamento dos projetos. Por isso, defina aquelas que mais se adequam com a sua necessidade e mãos à obra.

3 – Criação de novos planos

O primeiro passo já foi dado: todos os funcionários se realocaram e agora todos têm ferramentas em comum para trabalhar. Agora é a hora de criar novos planos para a equipe continuar realizando suas demandas sem perder a produtividade. No entanto, não acelere, saiba que o momento não é parar, e sim diminuir a frequência.

Profissional de TI: conte com a ibyte

A ibyte Empresas é um dos canais da ibyte que preza pelo aparato do pequeno, médio e grande empreendedor. Independentemente do seu segmento de atuação, nós temos uma equipe especializada para te auxiliar com os melhores produtos e demais soluções para você crescer cada vez mais.

Se você precisa de ajuda e ainda não sabe por onde começar, entre em contato conosco pelos nossos principais canais de comunicação e tire todas as suas dúvidas, desde como funciona o nosso trabalho até orçamentos e facilidades que o seu negócio poderá aproveitar!

Agora, queremos te convidar a continuar nos acompanhando aqui no blog Descomplik e conferir toda semana um conteúdo novo relacionado a otimização de empresas e dicas de como melhorar o seu trabalho e de seus colaboradores. Até o próximo post!

Momentos de crise são sempre desafiadores. Assim, mesmo que você possua ótimas estratégias de venda, além de estar melhorando os ganhos, não adianta nada se sua empresa estiver – ao mesmo tempo – também aumentando os gastos.

Nessa situação, muitos empresários tomam atitudes desesperadas e sem um bom planejamento financeiro e organizacional para conseguirem uma eficiente redução de custos, por isso acabam fracassando.

Assim – antes de mais nada – é preciso ter noção da dimensão dos problemas que a empresa está enfrentando, bem como ter em mãos um demonstrativo de todos os gastos que ela possui. Dessa forma, é possível traçar estratégias realmente eficazes para que seu negócio possa passar por esse período crítico sem ter que tomar atitudes mais drásticas.

Pensando nisso, a ibyte consultou seu time de especialistas em negócios, e desenvolveu um conteúdo que pode te direcionar para algumas ações necessárias – e verdadeiramente eficientes – para contornar a situação da sua empresa!

Quer saber mais sobre isso? Continue rolando a página e tenha acesso aos nossos 10 passos para sua empresa sair do sufoco!

Redução de custos: 10 passos para sua empresa sair da crise!

O crescimento de uma empresa está atrelado a diversos fatores. Ter uma boa arrecadação é fundamental para que ela prospere, porém trabalhar com a redução de certos tipos de custos – como os fixos – por exemplo, também fazem parte de uma organização que deseja ter sucesso e ter mais capital.

Assim, mesmo que você venda expressivamente e tenha um ótimo reconhecimento por parte dos clientes, não adianta nada se ao mesmo tempo sua empresa possuir um balanço negativo, tendo em vista os altos custos que ela possui.

Em momentos de crise isso se torna ainda mais prejudicial, pois mesmo que você seja referência no nicho de mercado que atua, a sua empresa irá mal financeiramente, já que não há uma redução – ao menos básica – de custos.

Dessa forma, reduzir custos precisa estar entre os pilares de um negócio que pretende ser promissor e ter bons ganhos. No entanto, não adianta nada sair por aí cortando gastos, sem que antes você tenha consciência de tudo o que envolve a parte financeira da organização.

Por isso, alguns questionamentos precisam ser levantados antes que você possa tomar qualquer decisão, como por exemplo, “eu conheço profundamente os gastos que minha empresa possui?”, “qual o impacto de uma redução de custos para o andamento do negócio?”, “quais seriam as consequências – positivas ou negativas – de fazer alguns cortes?”.

Somente fazendo um balanço geral dos custos que a sua empresa possui é possível verificar quais setores precisarão de mudanças e, assim, determinar quais cortes precisarão ser feitos!

Por isso, nós selecionamos uma lista de atitudes que podem ser interessantes e eficientes para a situação em que sua empresa se encontra! Continue com a gente e aproveite para selecionar aquelas que mais se encaixam no seu contexto.

1. Planejamento

Obviamente o planejamento é o primeiro tópico de nossa lista, afinal de contas, não é possível que qualquer uma das seguintes atitudes funcionem sem que sejam traçadas estratégias e ações.

Um bom reconhecimento do fluxo de caixa que a sua empresa possui pode te ajudar a compreender melhor quais atitudes tomar, já que ele atua dando uma melhor dimensão sobre como controlar as finanças de sua empresa.

Assim, antes mesmo que você entre em contato com novos fornecedores e renegocie as dívidas da sua empresa junto aos bancos, é necessário que sejam estruturadas atitudes e diretrizes – com base em dados reais – para que os demais passos funcionem. Pense nisso!

1. Comunicação e internet

Esses dois tipos de custos são chamados de fixos, assim como os gastos com energia e suprimento de água. Em muitos casos, telefonia e internet, são elementos fundamentais para que a empresa funcione e tenha uma boa comunicação com os clientes.

Você deve estar pensando: “já que são tão importantes, será que seria possível reduzir esse tipo de custo?”. Nós te respondemos com toda certeza que sim! Com o avanço tecnológico, hoje possuímos muitas alternativas mais informativas que podem te ajudar.

Além disso, é preciso entrar em contato com sua operadora telefônica, pedir um demonstrativo de ligações feitas, elaborar um balanço e analisar se o pacote que você possui é realmente necessário, ou se é possível trabalhar com um mais em conta.

Contudo, em meio a redução do seu pacote telefônico, é possível adotar uma nova cultura de comunicação com o seu cliente e fornecedores. Aplicativos como WhatsApp, Google Meet e Skype são ótimas opções para não gastar tanto com ligações e somente usar o telefone quando necessário.

1. Água e luz

Uma das melhores e mais eficientes atitudes para redução de custos de uma empresa é ter uma postura de economia com gastos de energia e água. Como esse tipo de investimento é muito importante para o funcionamento de um negócio, eles não podem ser simplesmente descartados.

Porém, é possível incluir uma nova cultura na empresa que proponha uma conscientização maior entre os funcionários. Elabore uma campanha e enfatize diariamente entre os seus colaboradores.

Além disso, você pode economizar com torneiras e descargas mais econômicas, fazer uso de lâmpadas de LED – que gastam menos energia –, manter equipamentos que não possuem um uso frequente desligados ou em stand by, além de instalar sensores que ativam a iluminação somente sob a presença de alguém no setor.

1. Impressões

Alguém ainda imprime por aqui? Sim, alguns documentos ainda precisam ser impressos! Contudo, é importante fazer a impressão somente em casos extremamente essenciais, os demais você pode arquivar em nuvem, como Google Drive e Dropbox, ou em banco de dados próprio da organização!

Além disso, procure usar os dois lados da folha para impressão, bem como tentar negociar com seus clientes e fornecedores o envio de notas fiscais – por exemplo – por e-mail. Não jogue os papéis que podem ser usados no lixo. Inclua no dia a dia dos funcionários para que eles possam usar como rascunhos, para fazerem anotações importantes.

1. Dívidas financeiras

Eis aqui um dos maiores problemas dos empreendedores que se encontram em situação financeira crítica! Sabemos que – nos dias de hoje – é impossível fugir das instituições financeiras, principalmente em se tratando do capital de giro de uma pessoa jurídica.

Contudo, para que sua empresa possa sair do vermelho, é interessante entrar em contato com os bancos em que você possui restrições e dívidas e tentar uma renegociação. Expliquei a situação financeira da sua empresa e tente conseguir um parcelamento com taxa de juros que seja acessível.

Tenha dimensão do que pode pagar ao banco mensalmente, para que o acordo seja realmente viável e – no futuro – você não tenha problemas em não conseguir pagar! Nesse caso é legal trabalhar com uma margem de erro para quanto você possui em caixa para efetivar os pagamentos.

1. Estoque

Para aqueles que trabalham com a venda de produtos e trabalham com um estoque fixo, é necessário um balanço imediato para conferir qual o real fluxo de produtos. Como assim? É preciso determinar aqueles que saem com mais frequência e aqueles que tendem a ficar mais parados.

Tendo conhecimento do que você possui em estoque é possível traçar uma estratégia de vendas para aqueles itens que não tem tanta saída, fazendo o fluxo de estoque rodar mais. Além disso, por essa metodologia é possível compreender quais produtos são realmente necessários para compra, economizando naqueles que não tem saída da mesma maneira.

1. Fornecedores

Eu sei, essa parte tende a ser um pouco complicada, considerando que muitos empresários já possuem um relacionamento consolidado com certos fornecedores. No entanto, estamos falando da sobrevivência do seu negócio, não é mesmo? Então vale a pena considerar essa dica!

Você pode entrar em contato com aqueles que já fornecem insumos para você, explicar a situação da empresa, e solicitar mais descontos e condições de pagamento. Caso não seja possível, considere realmente a troca.

Você pode fazer uma varredura das empresas que possuem os produtos que você precisa, e elaborar uma cotação. Nesse caso, é interessante enviar para ao menos três empresas. Assim, além de você conseguir comparar valores, é possível negociar com a escolhida alguns valores que podem ser menores na concorrente, conseguindo assim ainda mais descontos.

1. Contratações

Uma das atitudes mais difíceis é ter que demitir um funcionário por não conseguir arcar com as custas empregatícias. Para você, fica uma situação desconfortável, além de para o colaborador ser péssimo, já que ele também possui contas a pagar!

Assim, nesse período evitar contratações. Trabalhe com o corpo de funcionários que já possui e – caso a carga de trabalho aumente – tente dividir as demandas de forma que ninguém fique sobrecarregado.

A última opção e mais drástica é efetuar demissões. Porém, antes disso, analise todos os custos demissionais, bem como os valores gastos para – futuramente – contratar um novo colaborador. Lembre-se, ele deverá ser treinado e ambientado, o que envolve investimento financeiro.

1. Logística

Lembra lá em cima que tratamos da necessidade de contratar novos fornecedores? Pois é, esse passo está completamente relacionado a logística dos produtos que você precisa comprar para sua empresa.

Isso pois, não basta somente conseguir melhores condições de preço sob os valores empregados nos próprios itens adquiridos, mas sim também no frete para levá-los até você! Por isso, tente negociar uma política de frete fixa e que seja acessível.

Lembre-se! O valor de um produto não envolve somente o próprio produto, mas todos os encargos que vem relacionados a ele. Invista em soluções mais acessíveis, negociando uma taxa menor, para que você possa ter um melhor custo e benefício.

1. Ajuda dos colaboradores

Não esconda dos funcionários que a empresa está passando por um momento de crise! Eles precisam compreender como está a situação do local de trabalho, justamente para que possam sentirem-se engajados a ajudar o empreendimento voltar a ser próspero.

Para isso, é preciso deixar claro para cada gestor que ele precisa ter afinidade e informar os funcionários de seus setores da situação real em que a empresa se encontra e – por isso – algumas coisas poderão mudar.

Peça para que os gestores tenham empatia, mas enfatize que a colaboração de todos é importante para que a empresa possa se reerguer e assim todos possam manter seus empregos.

Funcionários motivados, que se sentem incluídos nas decisões, bem como reconhecidos como importantes, tendem a ser ainda mais eficientes e compreender melhor certas atitudes mais radicais. Conte com seus funcionários e tenha o apoio deles nesse momento tão difícil!

O cenário atual não é um dos mais promissores, principalmente para quem está passando por um período de crise. Porém, por meio de ações simples e eficientes é possível conseguir que sua empresa saia do vermelho. Nesses momentos é preciso investir em criatividade e inovação, saindo do comodismo e arriscando em novas alternativas!

Gostando do nosso conteúdo? A ibyte sempre procura trazer informações importantes para que você possa dar mais engajamento ao seu negócio! Que tal continuar conosco e conferir muito mais do que preparamos para você em nosso blog? Aproveite e faça a leitura do nosso post sobre como deixar seus clientes ainda mais satisfeitos! Te vejo por lá, beleza?

Atuar em um mercado em constante evolução é um desafio! Afinal, independente do ramo da sua empresa, além da grande concorrência, os profissionais se deparam com novidades relacionadas à tecnologia diariamente, o que exige uma grande capacidade de adaptação, tendo em vista que aqueles que não se desenvolvem acabam perdendo espaço.

Sabendo disso, é imprescindível que desde o jovem aprendiz até o CEO de uma empresa estejam atualizados e, principalmente, trabalhando com equipamentos capazes de garantir as melhores soluções. No entanto, como os lançamentos de máquinas geralmente contam com preços altos, comprá-las se torna algo impossível.

A boa notícia é que atualmente existem empresas que realmente entendem essas necessidades das empresas em geral e, por isso, alugam equipamentos a fim de promover a esses profissionais a evolução na sua área, como também todo o aparato durante o uso.

Para saber mais informações sobre o aluguel de equipamentos eletrônicos para empresas, continue a leitura!

Equipamentos de TI: 5 motivos para alugá-los

O ramo dos negócios de TI é um dos que mais crescem no mundo, pois vários setores da sociedade dependem dessa área para realizar suas tarefas mínimas. Se você possui uma empresa de Tecnologia da Informação e deseja se desenvolver ainda mais, conheça os 5 motivos para alugar equipamentos e mudar a trajetória do seu negócio:

1 – Atualização constante

Para quem atua na área da tecnologia, conhece a importância de estar atualizado tanto em relação às novas soluções quanto às máquinas utilizadas para realizar o trabalho. Isso porque os equipamentos de TI como computadores e notebooks geralmente são renovados a cada ano, dependendo da empresa, o que torna as máquinas antigas obsoletas.

Por isso, um dos principais motivos de alugar equipamentos de TI para empresas é a atualização tecnológica, pois além do seu negócio estar alinhado com o mercado, você ainda garante uma redução de custos, tendo em vista que os lançamentos sempre contam com preços elevados.

2 – Redução de gastos

Assim como você viu no tópico anterior, ao alugar equipamentos você garante uma economia significativa, principalmente porque empresas que locam estes produtos, como a ibyte Empresas, ainda oferecem diferentes formatos de negociação. Pensando nas necessidades do empreendedor, é possível alugar diariamente, mensalmente e até mesmo anualmente.

Além disso, a ibyte garante muitos outros benefícios para as empresas, como por exemplo um mix de produtos atualizados e com excelente qualidade, desde impressoras até nobreaks, com condições de pagamentos variadas, atendimento personalizado e garantia de entrega com segurança em qualquer localidade do Brasil.

3 – Melhores soluções

Toda empresa saudável tem seus gastos direcionados nos aparatos certos, que realmente garantem benefícios diretos para todos os colaboradores. Por isso, ao economizar com aquisição de máquinas e equipamentos, os empreendedores podem investir em soluções melhores para o seu negócio.

A empresa se torna mais apta para garantir mais valor para a organização, o que pode ser comprovado logo nos resultados. Afinal, ao implantar soluções que beneficiem todos os setores do negócio, cada um deles é capaz de se desenvolver nas suas áreas de competência.

4 – Amparo direto

Durante a negociação do aluguel é discutido todos os assuntos de interesse do contratante, como preços, formas de pagamento e o suporte, esse que muitas vezes deixa a desejar em empresas que não possuem atendimento humanizado e não conhecem as necessidades dos seus clientes.

Por isso, ao alugar, veja se a empresa contratada faz a manutenção, conserto e substituições de peças que possam ser danificadas ou desatualizadas durante o período. Lembre-se de que um dos motivos da locação é a economia, então conte somente com quem garante o amparo direto.

5 – Mais oportunidade de crescimento

O quinto e último motivo de alugar equipamento talvez seja o mais importante, pois com mais oportunidade de crescimento, todas as empresas são capazes de atingir suas metas e objetivos, conquistando um espaço cada vez maior, principalmente na área de TI que é tão competitiva.

Dessa forma, se você possui uma empresa de Tecnologia da Informação e tem como foco crescer nos próximos meses, esteja atualizado com as tendências de mercado e com os lançamentos de equipamentos para que o seu negócio esteja sempre à frente dos seus concorrentes.

ibyte Empresas: apoio aos pequenos, médios e grandes negócios

Ao conhecer 5 motivos para fazer a locação de equipamentos de TI, provavelmente você já deve estar pensando no melhor caminho de fazê-lo com segurança e economia, não é mesmo? Como essa é uma dúvida muito comum entre os empreendedores de sucesso, trouxemos este tópico especialmente para sanar essa questão.

Sabe-se que em qualquer área de negócio, a transparência é um fator importante para que as duas partes, tanto o contratado quanto o contratante estejam cientes de todo o trabalho que será realizado durante o período contrato, por isso, no momento de buscar os equipamentos para locação, atente-se com a reputação da empresa.

A ibyte Empresas, por exemplo, é um canal da ibyte que atua há mais de 10 anos no mercado como parceira de várias empresas com um atendimento especializado, condições diferenciadas de negociação, produtos de ponta e formas de pagamentos especiais para pessoas jurídicas.

Além disso, este canal oferece produtos e serviços para todos os segmentos, ou seja, empresas de pequeno, médio e grande porte. Tudo isso porque acreditamos na força e importância que a área da tecnologia tem no nosso país, afetando positivamente no desenvolvimento de toda a sociedade.

Hoje a ibyte conta com canais de comunicação nos quais existem pessoas preparadas para te atender da melhor forma possível. Por isso, entre em contato conosco pelo WhatsApp, central de vendas (4020-5000) ou solicite um orçamento.

Agora, se você deseja continuar conferindo os conteúdos exclusivos sobre desenvolvimento de empresas e soluções econômicas que farão toda a diferença no seu negócio, te convidamos a continuar nos acompanhando aqui no blog!

Oferecer um serviço de qualidade e reduzir custos é sempre um desafio para qualquer segmento de produtos e serviços, principalmente na hotelaria. Gastos como energia, água e abastecimento de estoque estão entre os principais em uma gestão hoteleira.

O Brasil tem um dos maiores mercados de turismo do mundo. Porém, mesmo possuindo um mercado muito forte, o setor hoteleiro também passa por crises que afetam diretamente o seu fluxo de caixa e afins.

Com o passar do tempo o ramo da hotelaria passou por uma grande evolução, deixando de ser apenas um albergue, sem muito conforto ou estrutura, para se tornar o que conhecemos hoje. Os serviços de hotelaria são para todos os tipos de públicos, desde os mais econômicos até os mais requintados, conhecidos como hotel cinco estrelas.

Os hotéis têm como maior responsabilidade oferecer não só alojamento, mas também conforto aos seus hóspedes, para que eles sintam-se em casa. Com um serviço diferenciado que une acolhimento e tratamento cordial, essa missão se torna mais fácil!

Esse acolhimento e tratamento cordial com os clientes depende diretamente dos colaboradores que compõem o quadro de funcionários do hotel, desde os recepcionistas, que tem contato mais direto com o hóspede até cozinheiros e afins.

Pode até não ser fácil reduzir esses gastos, mas também não é um bicho de sete cabeças e com algumas dicas valiosas você vai conseguir diminuir as suas despesas também. Então continue a leitura e acompanhe as dicas da Ibyte.

O que é e o que faz o departamento pessoal em uma empresa?

É no departamento pessoal que acontece boa parte da gestão de uma empresa, seja qual for o seu segmento. É importante saber que departamento pessoal e recursos humanos, o famoso RH, não são a mesma coisa. Enquanto o RH cuida da gestão de pessoas, o departamento pessoal é mais focado na parte burocrática dos funcionários da empresa.

O departamento pessoal é responsável por atividades que vão desde a contratação e demissão de funcionários, até a gestão de folha de pagamento, benefícios e férias, registros em carteira, entre outros.

Ter um departamento pessoal é imprescindível em uma empresa, já que é esse setor que garante o cumprimento das leis trabalhistas, garantindo os direitos dos colaboradores e evitando problemas para a empresa.

Desafios do departamento pessoal na gestão hoteleira

Um dos principais desafios do departamento pessoal na gestão de hotelaria está justamente na contratação de mão de obra qualificada, por conta da sazonalidade do setor, visto que em alguns períodos do ano a busca por hospedagem cai e isso impacta no quadro de funcionários.

Outro desafio que o departamento pessoal do setor hoteleiro vem enfrentando em 2020, e está diretamente relacionado à contratação e demissão de funcionários, é a pandemia causada pelo Coronavírus, que fez com que muitas pessoas cancelaram suas viagens, impactando consideravelmente no setor hoteleiro e de turismo.

Além disso, cabe ao departamento pessoal controlar também questões relacionadas a consumo e produção de insumos usados no dia-a-dia do hotel e fazer com que não ocorram desperdícios e nem gastos desnecessários.

É por meio da gestão no departamento pessoal que um hotel consegue controlar os gastos relacionados a folha de pagamento, benefícios, férias e 13º salário, entre outros.

Como o RH da empresa contribui para a boa gestão do departamento pessoal

Como falamos anteriormente, mesmo departamento pessoal e recursos humanos não sendo a mesma coisa, um depende do outro. Se o departamento pessoal cuida da parte burocrática, é no RH que fica a parte mais humanizada.

Esses dois departamentos devem trabalhar em conjunto para garantir mais rapidez e agilidade nos processos. Mas como garantir isso? Por meio da comunicação. Com uma comunicação bem estruturada é possível tem uma alinhamento e entrosamento muito melhores.

O RH é responsável por organizar e aplicar capacitação, treinamentos e até a reciclagem de funcionários, o que é de extrema importância. Quanto mais capacitadas e bem treinados os funcionários, melhor será o atendimento, cordialidade e empatia com os hóspedes.

Além de que, ao entrevistar um candidato e contratá-lo, é importante que o RH foque em pessoas que tenham uma identificação com o que a empresa prega e possam somar com esses objetivos. Nem sempre a pessoa que tem qualificação para a vaga se identifica com os valores da empresa e isso pode se tornar um problema a longo prazo.

Cabe também ao setor de recursos humanos cuidar do clima organizacional e também do endomarketing, que são as ações que acontecem internamente em uma empresa, desde confraternizações até palestras e seminários.

Tanto o bem-estar, quanto o desenvolvimento pessoal e profissional do funcionário passam pelo RH, já que esse setor é responsável por reconhecer os valores e fazer com que os funcionários sintam-se valorizados e motivados e parte do time que integra a empresa.

Funcionários motivados geram muito mais resultados a uma organização, já que trabalham com paixão e orgulho daquilo que fazem.

4 maneiras de reduzir custos com o departamento pessoal de um hotel

Para reduzir custos com o departamento pessoal, ou seja, com funcionários, o setor de Recursos Humanos pode ser um ótimo aliado. Mas lembre-se, você deve reduzir custos sem que isso afete a qualidade e a eficiência do serviço. Veja algumas dicas que podem ajudar:

1. Terceirizar alguns serviços

Terceirizar serviços e funções no seu hotel pode ajudar a reduzir muitos custos, principalmente os relacionados a encargos trabalhistas, que são um dos maiores gastos que o departamento pessoal enfrenta.

Ao contratar uma empresa terceirizada ela passa a oferecer um serviço para você, sendo responsável por tudo, desde a contratação até o pagamento desse funcionário.

Diversos serviços podem ser terceirizados, como os processos de recrutamento e seleção e até mesmo outras funções essenciais como limpeza, recepção, portaria, manutenção predial e hidráulica e cozinha. A parte de divulgação do hotel, como marketing e design também pode ser terceirizada.

2. Evite a rotatividade de funcionários

Outro motivo que pode causar grande impacto nos lucros da empresa é a rotatividade ou turnover de funcionários. Contratar gasta dinheiro e demitir também.

Essa rotatividade pode acontecer de duas formas, voluntária e involuntária. A rotatividade voluntária acontece quando o próprio colaborador pede demissão, seja por uma proposta melhor em outra empresa ou até mesmo por insatisfação com salário, por exemplo.

Já a rotatividade involuntária ocorre quando a empresa desliga o funcionário e isso se deve a diversos motivos, desde quebra contratual, baixo desempenho ou até mesmo redução de gastos e despesas.

Ao demitir um funcionário de forma involuntária a empresa precisa pagar acordos e rescisão, calculados de acordo com o tempo de serviço do colaborador e esse tipo de despesa gera um grande impacto no fluxo de caixa. Para evitar demissões, vamos ao tópico seguinte.

3. Treine e capacite a equipe

Investir em treinamentos e capacitação faz com faz com seus colaboradores sintam-se mais confiantes e valorizados e isso impacta diretamente no seu serviço. Muitas empresas veem esses treinamentos apenas como gasto, sem pensar a longo prazo.

Uma forma de promover treinamento, motivar a equipe e ainda reduzir custos é usar os próprios colaboradores e seus conhecimentos sobre o serviço prestado. Por exemplo, um funcionário que já trabalha no hotel a bastante tempo cuidando da parte de recepção pode repassar os seus conhecimentos e capacitar novos funcionários.

Assim você valoriza quem está a mais tempo, motiva quem está chegando agora e economiza, já que não será necessário contratar um professor ou facilitador.

4. Invista em softwares e automatize processos

Uma ótima saída para reduzir esses custos é contar com a ajuda de um software. Com a evolução da tecnologia, essas plataformas passaram a ser ótimos aliados para os setores de departamento pessoal.

Por meio de softwares é possível informatizar vários processos e reduzir não só tempo, quanto dinheiro. Um grande exemplo disso é o ponto e horas extras. Contando com um sistema informatizado é possível gerir o ponto dos funcionários e evitar o pagamento indevido de horas extras, por exemplo.

Outra vantagem de informatizar essas tarefas é a utilização de portal e intranet para que os funcionários possam preencher formulários de solicitação de férias, economizando gastos com impressão, por exemplo, além de ser também um canal de comunicação entre toda a empresa.

Essa informatização por meio do uso de computadores e softwares além de ser ótima para o departamento pessoal também pode ser ótima para a gestão de serviços em geral do hotel, como controle de estoque e também reservas dos hóspedes.

Software para gestão de pessoas

Gostou dos softwares para auxiliar o departamento pessoal mas ainda não está convencido dos benefícios e vantagens de contar com uma plataforma dessas? Veja então o que sua empresa pode ganhar ao investir em tecnologia:

1. Corte de gastos referente a materiais de escritório e impressões;
2. Simplificação e alguns processos economizando tempo e dinheiro;
3. Controle e monitoramento de processos;
4. Maior controle financeiro;
5. Controle da folha de pagamento;
6. Controle de cartão ponto;
7. Facilidade para pagar INSS. FGTS e outros impostos;
8. Controle e facilidade no pagamento de benefícios;
9. Controle no pagamento de horas extras;
10. Organização de fichas e documentos dos funcionários;
11. Relatórios informatizados e em tempo real;
12. Segurança para guardar os dados dos funcionários e da empresa;
13. Mais facilidade para se adaptar a leis trabalhistas vigentes.

Investir em um software de gestão de departamento pessoal vai facilitar bastante no dia-a-dia do seu hotel, além de que contar com o uso de tecnologias e computadores pode aumentar a produtividade da sua equipe

Gostou das dicas para reduzir custos? Aproveite também para ler o nosso conteúdo com 6 tendências tecnológicas para informatizar mais ainda o seu hotel e oferecer mais vantagens e conforto aos hóspedes.

Até o próximo post!